Folktandvården Lindesberg – Projektin loppuraportti

Folktandvården Direkt -hanke Lindesbergin kunnassa yhteistyössä Hygga Flow:n kanssa

Johdanto

Hammashoidon saatavuus Lindesbergin kunnan julkisen hammashoidon aikuispotilaille on ollut pitkään rajallista. Yksikössä ei ole ollut mahdollista ottaa vastaan uusia potilaita, ja jonotusaika niin hammaslääkäreiden kuin suuhygienistien tekemiin tutkimuksiin on ollut 1–2 vuotta.

Uusia hoitoaikoja on voitu tarjota tutkimusten jälkeen rajallisesti, ja joissain tapauksissa hoitojakso on venynyt kohtuuttoman pitkäksi. Hoitojaksojen pitkittyessä ja tutkimuskutsujen viivästyessä riskinä on se, että potilas tarvitsee odottaessaan kiireellistä hoitoa. Tämä voi lisätä hoidon tarvetta, mahdollisesti heikentää suun terveyttä ja aiheuttaa lisäkustannuksia potilaalle.

Syyskuussa 2020 Folktandvården Lindesberg aloitti Folktandvården Direkt -projektin, jonka tavoitteena oli arvioida strategian vaihtamista resurssitehokkuudesta virtaustehokkaampaan toimintatapaan Hygga Flow-toimintamallin kautta.

Tavoite

Tavoitteena oli lisätä virtaustehokkuutta, lisätä yhdellä käyntikerralla hoidettujen potilaiden määrää ja parantaa työntekijöiden työympäristöä Hygga Flow -ajanvarausjärjestelmän avulla.

Jokaisen potilastapaamisen lähtökohtana oli se, että käynnin olisi luotava arvoa potilaan yksilöllisten toiveiden ja tarpeiden mukaan. Odotuksena oli, että käyntien määrä potilasta kohti vähenee. Tällä voisi olla myönteinen vaikutus myös ympäristön ja kestävyyden kannalta, koska potilaskäynneillä tarvitaan vähemmän kertakäyttötuotteita ja matkustaminen klinikalle ja klinikalta vähenee.

Projekti toteutettiin hybridimallilla, jossa on työskennelty Hygga Flow-mallilla 3 päivää viikossa ja perinteisellä toimintamallilla 2 päivää. Projekti on nyt valmistunut ja asiakkaamme tekemä loppuraportti ajalta 1.1.-31.12.2021 on saatavilla. Alla on yhteenveto projektin loppuraportista. Lindesbergin hammashoitoyksikkö on erittäin tyytyväinen tuloksiin ja jatkaa työtään virtaustehokkaalla toimintamallilla.

Lähtökohta

Folktandvården Lindesberg on julkinen hammashoidon yksikkö, jossa on yhdeksän hoitohuonetta. Yksikkö on työskennellyt pitkään resurssitehokkaalla liikkeenjohdolla, mikä on johtanut täyteen varauttuihin ajanvarauksiin ja haasteeseen löytää uusinta-aikaa seuraavalle käynnille, vaikka kyseessä olisikin pelkkä jo tarkastuksessa tunnistettujen yksinkertaisten hoitojen tarve. Tämä on johtanut kohtuuttoman pitkiin hoitojaksoihin ja erittäin moniin aktiivisiin potilaisiin klinikalle.

Klinikalla ei ole ollut mahdollisuutta ottaa uusia potilaita 1-2 vuoteen ja jonoa aikuisten tarkastukseen oli noin 2 vuotta ennen projektin alkamista.

Tulos

Tulosten vertailua varten edellisistä vuosista selvästi poikkeavan pandemiakauden aikana valittiin huolellisesti resurssitehokkaan toimintamallin mukaan toimiva referenssiklinikka, jolla on vastaava potilaskanta ja henkilöstön määrä.

Projektin tavoitteiden seurantaa varten on asetettu seuraavat mittarit. Alla on myös kunkin mittarin tulokset. (Tulokset heijastavat Folktandvården Lindesbergin toimintaa kokonaisuutena, eli mukana ovat sekä virtaus- että resurssitehokkuuspäivät)

Hoitojakson kesto
- Potilaat (osuus, %), joiden hoito saatiin päätökseen ensimmäisellä käynnillä
  - Lindesberg – 65,5 %
  - Referenssiklinikka – 48,5 %
- Niiden potilaiden prosenttiosuus, jotka valmistuivat 2–30 päivässä
  - Lindesberg – 16,3 %
  - Referenssiklinikka – 15,6 %

Hoitotoimenpiteet suoritettu per potilas/klinikka
- Lindesberg – 4,0
  - Toimenpiteiden kokonaismäärä: 12 854, potilaiden kokonaismäärä: 3 234
- Referenssiklinikka – 3.3
  - Toimenpiteiden kokonaismäärä: 7 283, potilaiden kokonaismäärä: 2 237

Uusien potilaiden määrä (Määritelmän mukaan potilaat, joilla ei ole rekisteröityä perustutkimusta viimeisen 6 vuoden aikana Folktandvårdenin alueella Örebrossa)
- Lindesberg – 401
- Referenssiklinikka – 355

Jonotusaika Lindesbergissä
- Syyskuussa 2021 tehdyssä kontrollissa myös aikuisten tarkastuspotilaiden odotusaika oli lyhentynyt kahdesta vuodesta noin 3 kuukauteen.

Riskiryhmään perustuvat sairauksien ehkäisy/hoitotoimenpiteet karieksen ja parodontiittien osalta
- Yleisesti ottaen Lindesbergillä on hieman korkeampi sairauksien ehkäisy-/hoitotoimenpiteiden keskiarvo verrattuna referenssiklinikkaan.

Yllä olevien mittareiden lisäksi kyselyillä on arvioitu myös työntekijä- ja asiakaskokemuksia. Työntekijät ovat arvostaneet toimintatapaa ja olleet erittäin tyytyväisiä joustavampaan ajanvaraukseen, joka tarjoaa hyvät mahdollisuudet tiimihammashoitoon ja antaa myös laajalti mahdollisuuden tarjota potilaalle hoitoa tutkimuksen yhteydessä. 75 % työntekijöistä on täysin tai suurelta osin samaa mieltä siitä, että heillä on vaikutusvaltaa työnsä suunnitteluun verrattuna 58 %: iin ennen projektin alkua. Kun kysyttiin, hoidetaanko potilaita joustavasti ilman jonotusaikoja, vastaavat luvut ovat 81 % projektin jälkeen verrattuna 26 %: iin ennen projektia. 69 % työntekijöistä on kokonaan tai suurelta osin samaa mieltä siitä, että he suosittelevat Folktandvården Direkt -toimintamallia muille.

75 % potilaista on vastannut, että heidän on tärkeää saada kaikki tarvitsemansa hoito yhdellä käynnillä. 98 % potilaista suosittelee Folktandvården Direktiä muille hammashoitoa tarvitseville!

Taloudellinen näkökulma näyttää myös myönteisiä tuloksia siellä. Klinikka on ollut alijäämäinen usean vuoden ajan ja se on projektikauden aikana kääntynyt ylijäämäiseksi. Tulos vuonna 2021 verrattuna vuoteen 2019 on +1,8 MSEK ja 2021 verrattuna vuoteen 2020 on + 3,8 MSEK.

Johtopäätös

Projekti on erittäin onnistunut ja osoitaa hyviä tuloksia virtauksen tehokkuudesta, työympäristöstä, asiakastyytyväisyydestä ja taloudellisuudesta, Kokemus on osoittanut, että yleisesti ottaen kaikenlaiset hammashoidot voidaan suorittaa tehokkaasti uudella toimintamallilla.

Hygga Flow on ollut klinikalle tärkeä työkalu resurssien, ajanvarausten ja potilaskäyntien suunnittelussa. Oikean ajan varaaminen oikealle potilaalle on ennen osoittautunut erittäin vaikeaksi. Hygga Flow tuo vaikuttavuutta resurssien optimointiin ja auttaa maksimoimaan kliiniseen hoitoon kuluvan ajan tarjoten hyvät mahdollisuudet työntekijöiden osaamisen kehittämiseen.

Jos haluat kuulla lisää projektista, ota yhteyttä Andersiin: anders.strandh@hygga.com tai +46 70 685 3724